Efficiëntie: een stappenplan

Nu ik al een tijdje aan het werk ben als undercover (sssst) technical writer in een softwarebedrijf, heb ik zo het één en ander kunnen vaststellen. Het zal je misschien verbazen, maar bedrijven zijn heel erg efficiënt. Time is money en money is time en daarom moet alles optimaal verlopen. Dat is goed voor de return, of zoiets. Er hoeft geen energie verloren te gaan, alle beetjes moeite worden ten volle benut. Om op zo'n efficiënte manier te werk te gaan, heb je natuurlijk wel goede afspraken nodig. En, zoals dat spreekwoordelijk gaat, goede afspraken maken goede vrienden. (Of goede vrienden dan ook altijd goede afspraken maken, laat ik hier even in het midden.) Om die goede afspraken te maken, moet je natuurlijk wel letten op een efficiënte communicatie. Die efficiënte communicatie, daar zijn ze bij bedrijven enorm goed in. Vlot communiceren is vast één van de sterkhouders van de bedrijvigheid van bedrijven. Mijn undercoveroperatie is dan ook de perfecte gelegenheid om te ontdekken wat dat communiceren nu precies zo efficiënt maakt. Hier volgt kort wat ik al heb kunnen achterhalen:

• Wanneer je een vraag hebt voor iemand, stuur dan steeds een mail. Ook al zit die persoon tegenover je of één eilandje verder, sta toch maar niet recht om je vraag te gaan stellen. Dat zou namelijk wel eens te direct en te opdringerig kunnen overkomen. Je zou ook meteen antwoord krijgen en dat is nergens goed voor.
• Wanneer je een mail krijgt met een vraag, beantwoord die dan niet of slechts gedeeltelijk ook al weet je het antwoord eigenlijk wel. Veel beter is het om de vragensteller naar iemand anders door te verwijzen. Zet die tweede persoon in cc. Gouden tip: je kan de mail ook doorsturen naar een algemene mailgroep.
• Wanneer je een mail krijgt als lid van een mailgroep, antwoord dan niet. Er staan genoeg mensen in de mailgroep, iemand anders zal wel antwoorden.
• Wanneer je een mail krijgt met jezelf in cc, geef dan niet meteen antwoord op de vraag. Je moet immers nog minstens drie andere mensen in cc zetten. Je weet misschien niet waarom, maar neem van mij aan dat dat zo hoort.
• Op die manier creëer je een soort groepsgesprek van mails, een verrijkende uitwisseling van gedachten. Let erop dat de originele vragensteller geen antwoord krijgt en, belangrijker nog, na een tijdje geen idee meer heeft waarover de laatste mails gaan. De vragensteller krijgt dan een hele hoop intrigerende mails en voelt zich gewaardeerd.
• Als je dan toch echt met elkaar moet praten, plan dan een meeting. Opgelet, dit is belangrijk, zeg niet "vergadering", maar zeg: "meeting" of "even samenzitten". Het woord vergadering is zó 2001.
• Maak geen concrete afspraken en neem geen definitieve beslissingen op meetings. Meetings zijn er gewoon om van gedachten te wisselen, zoveel mogelijk onbekende termen te gebruiken tijdens je uitleg en je eigen taken zoveel mogelijk naar anderen te schuiven.
• Laat ook steeds iemand van de aanwezigen alles wat gezegd werd achteraf op mail zetten. Dat is voor de duidelijkheid.
• Gouden tip: als je dan toch echt even tussendoor een vraag wil stellen zonder te mailen of een meeting te plannen, stel die dan aan tafel tijdens het middageten. Het middageten is eigenlijk een ideaal moment om even over het werk te keuvelen. Van praten over koetjes en kalfjes raak je je focus kwijt. Stel je voor dat je even niet met je werk zou bezig zijn!

Dat zijn zo mijn eerste observaties. Ik heb ze voor het gemak in tips en richtlijnen gegoten, voor wie efficiënt wil communiceren op een bedrijvige manier. Ga ermee aan de slag en ervaar meteen het verschil! Ik ben alleszins onder de indruk van al die efficiënte communicatie. Ik had nooit verwacht dat ik als infiltrant zo'n ontdekkingen zou doen. Hopelijk is dit nog maar de tip van de sluier en zijn er nog interessante aspecten van het bedrijfsleven, die ik nog niet ontdekt heb. Ik hou jullie op de hoogte!